REGULAMIN IMPREZY
INTERNATIONAL OKTOBERFEST 2023
§1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
- Niniejszy Regulamin określa szczegółowe zasady organizacji, przebiegu oraz uczestnictwa w Imprezie INTERNATIONAL OKTOBERFEST 2023 (dalej jako: ?Impreza?).
- Organizatorem imprezy jest:
a. Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa z siedzibą w Warszawie, ul. Miodowa 14, 00-246 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Miasta Stołecznego Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000093438, posiadająca numer identyfikacji podatkowej (NIP): 5261029063, oraz numer REGON: 010998491 (dalej jako: ?Organizator?)b. Brytyjsko Polska Izba Handlowa. z siedzibą w Warszawie, ul. Zielna 37, 00-108 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Miasta Stołecznego Warszawy w Warszawie, pod numerem KRS: 0000803344, posiadająca numer identyfikacji podatkowej number (NIP): 5252800783.c. Skandynawsko- Polskie Usługi Sp. z o. o., z siedzibą w Warszawie ul. Marszałkowska 142, p.6 ; 00-061 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Miasta Stołecznego Warszawy w Warszawie pod numerem KRS: 0000256979, posiadająca numer identyfikacji podatkowej (NIP): 5213390401.d. Fundacja Amerykańskiej Izby Handlowej w Polsce, z siedzibą w Warszawie, 00-105 Warszawa, ul. Twarda 18, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Miasta Stołecznego Warszawy w Warszawie pod numerem KRS: 0000142057, posiadająca numer identyfikacji podatkowej (NIP): 5251047266.
- Impreza nie będzie stanowić imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1160 t.j.) i ma charakter tzw. imprezy zamkniętej, na którą mają wstęp wyłącznie osoby uprawnione przez Organizatora.
- Impreza odbędzie się w dniu 9 września 2022, w godzinach 17.30 ? 24.00, na terenie Wrocław Golf Club we Wrocławiu, przy ul. Rakowej 5, 55-114 Kryniczno (dalej jako: ?Wrocław Golf Club?).
- Niniejszy Regulamin obowiązuje na terenie Wrocław Golf Club w trakcie trwania Imprezy, wszystkie osoby biorące w niej udział niezależnie od ich charakteru, tj. uczestników, służby porządkowe, podmioty świadczące usługi na Imprezie, chyba że co innego wynika z umów zawartych odrębnie z tymi podmiotami celem prawidłowego przebiegu Imprezy.
- Regulamin określa warunki uczestnictwa i zasady zachowania się osób obecnych na Imprezie, w tym:
- wstęp osoby na Imprezę;
- obowiązki uczestnika Imprezy;
- zakazy, które uczestnik Imprezy winien respektować;
- prawa uczestnika Imprezy;
- zasady odpowiedzialności osób, w tym uczestników Imprezy, za zachowanie sprzeczne z obowiązującym porządkiem prawnym, w tym w związku z naruszeniem postanowień niniejszego Regulaminu.
- Niniejszy Regulamin nie wyłącza zastosowania Regulaminu Obiektu Wrocław Golf Club, który osoby przebywające na terenie Wrocław Golf Club podczas Imprezy zobowiązane są respektować.
§2
ZASADY UDZIAŁU W IMPREZIE
- Uczestnikami Wydarzenia są pracownicy i partnerzy biznesowi Firm Członkowskich z definicji statutu Organizatora (dalej: „Firmy Członkowskie”), osoby zaproszone przez Firmy Członkowskie oraz inni uczestnicy, o ile Organizatorzy potwierdzą udział w pozytywnej odpowiedzi (dalej: „Uczestnik”) .W Imprezie może wziąć udział osoba, która po przesłaniu do Organizatora Formularza Zgłoszeniowego otrzymała pozytywną odpowiedź potwierdzającą uczestnictwo w postaci imiennego zaproszenia (dalej jako: ?Imienne Zaproszenie?) otrzymanego drogą pocztową lub elektroniczną (dalej jako: ?Uczestnik?).
- Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jest rejestracja poprzez formularz dostępny na stronie internetowej wydarzenia www.io-wroclaw.com.pl.
- Ze względu na ograniczoną liczbę uczestników Wydarzenia, o wstępnej rezerwacji zaproszenia i uczestnictwa decydować będzie kolejność zgłoszeń. Organizatorzy niezwłocznie poinformują osoby, które pomimo chęci uczestnictwa w Wydarzeniu nie będą mogły wziąć w nim udziału.
- Potwierdzeniem uczestnictwa jest imienne zaproszenie (dalej: „Imienne Zaproszenie„) otrzymane drogą pocztową lub elektroniczną.
- Imienne Zaproszenie będzie upoważniać wyłącznie Uczestnika w nim wskazanego do wzięciu udziału w Imprezie. Imienne Zaproszenie nie może zostać przekazana innej osobie.
- Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc, o pozytywnej odpowiedzi potwierdzającej uczestnictwo decydować będzie kolejność zgłoszeń.
- W przypadku wyczerpania limitu miejsc udziału w Imprezie Organizator poinformuje niezwłocznie osoby, które wyraziły chęć uczestnictwa w Imprezie, a nie zostały zakwalifikowane, o braku miejsc.
- Osoby nie posiadające Imiennego Zaproszenia nie będą mogły wziąć udziału w Imprezie, z zastrzeżeniem ust. 9 poniżej.
- Organizator zastrzega sobie prawo do dopuszczenia do udziału w Imprezie osoby nie posiadające Imiennego Zaproszenia w uzasadnionych przypadkach.
- Koszt udziału w Imprezie określony jest w Formularzu Zgłoszeniowym i wynosi:
- udział bezkosztowy- dotyczy 2 osób z firmy będącej Firmą Członkowską w rozumieniu statutu Organizatora;
- koszt 150 PLN + VAT za jedno Imienne Zaproszenie – dotyczy pozostałych osób.
- Limity ilości osób uczestniczących w Imprezie opisane w ust. 9 lit. a) powyżej nie dotyczą sponsorów Imprezy i zaproszonych przez nich osób.
- Dane do przelewu bankowego opłaty za udział w Imprezie zamieszczone będą na fakturze VAT otrzymanej w wyniku zgłoszenia zapotrzebowania na dodatkowe Imienne Zaproszenia.
- Uczestnik powinien uiścić opłatę niezwłocznie po otrzymaniu faktury VAT, nie później jednak niż we wskazanym na tej fakturze terminie.
- Nieuiszczenie opłaty za udział w Imprezie, o której mowa w §2 ust. 10, w terminie wskazanym na fakturze VAT będzie traktowane jako rezygnacja Uczestnika z udziału w Imprezie.
- Wypełnienie oraz przesłanie Formularza Zgłoszeniowego jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika chęci udziału w Imprezie, oraz potwierdzeniem zapoznania się z niniejszym Regulaminem wraz z jego akceptacją.
- Uczestnik może zrezygnować z udziału w Imprezie, o czym zobowiązany jest poinformować Organizatora do 3 dni roboczych przed datą Imprezy.
- W przypadku niepoinformowania Organizatora o nieobecności w powyższym terminie, Organizator zastrzega sobie prawo do obciążenia Uczestnika w przypadku jego nieobecności kwotą opłaty za udział w Imprezie, o której mowa §2 10.
§3
PRZEBIEG IMPREZY
- Organizator zapewnia Uczestnikom Imprezy dostęp do wszystkich wydarzeń odbywających się w trakcie trwania Imprezy.
- Organizator jest uprawniony do wprowadzania wszelkich zmian w organizacji Wydarzenia, w tym zmiany programu (zarówno artystycznego, jak i czasowego) bez uprzedzenia i rekompensaty.
- W trakcie trwania Wydarzenia osoby upoważnione przez Organizatora i posiadające identyfikatory osobowe będą zbierać wizytówki od Uczestników zainteresowanych utrzymaniem kontaktu z Organizatorami i otrzymaniem informacji o ich działalności. Przekazanie swojej wizytówki jest dobrowolne, a każda przekazana wizytówka powinna zawierać wyłącznie powszechnie dostępne dane, które Uczestnik poświadcza poprzez akt przekazania swojej wizytówki Organizatorowi.
- Zabrania się wnoszenia i posiadania w trakcie Imprezy:
- broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów,
- materiałów wybuchowych,
- wyrobów pirotechnicznych,
- materiałów łatwopalnych,
- napojów alkoholowych,
- środków odurzających, substancji psychotropowych lub podobnie działających.
- Zakazuje się wprowadzania na teren Imprezy zwierząt.
- Zabrania się dewastacji i niszczeniu obiektu Muzeum i jego otoczenia, jak również wszelkich urządzeń znajdujących się na terenie Imprezy.
- Organizator Imprezy może odmówić wstępu na imprezę oraz przebywania na niej osobom:
- znajdującym się pod wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających,
- posiadającym broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne, materiały łatwopalne, napoje alkoholowe, środki odurzające lub substancje psychotropowe i inne podobnie działające,
- zachowującym się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzającym zagrożenie bezpieczeństwa lub porządku Imprezy,
- odmawiające poddania się kontroli (sprawdzeniu uprawnień, legitymowaniu, przeglądaniu zawartości bagaży lub odzieży),
- Uczestnicy Imprezy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na terenie Imprezy zobowiązane są stosować się do poleceń służb porządkowych i informacyjnych Organizatora. Odmowa zastosowania się do tych poleceń może stanowić podstawę do wykluczenia Uczestnika z udziału w Imprezie.
- Uczestnicy Imprezy mogą być poddani podczas wstępu na Imprezę oraz w trakcie jej trwania kontroli wykonywanej przez uprawnione do tego służby porządkowe. Kontrola może dotyczyć w szczególności przestrzegania przez uczestników nakazów, o których mowa w §3 ust. 1 i 2 niniejszego Regulaminu.
- Wnoszenie przez Uczestników na teren Imprezy aparatów fotograficznych, kamer oraz innych urządzeń audio-video i korzystanie w trakcie Imprezy z aparatów fotograficznych, kamer oraz innych urządzeń audio-video w celach komercyjnych, w tym przede wszystkim robienie zdjęć lub nagrywanie innych uczestników, jest zabronione.
- W trakcie Imprezy Organizator zastrzega sobie prawo do zapewnienia obsługi fotograficznej Imprezy.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które zostaną zgubione, zniszczone, pozostawione lub skradzione podczas Imprezy
§4
AKCJE PROMOCYJNE
- Każdy Uczestnik Imprezy może wziąć udział w akcjach promocyjnych i konkursie wiedzy o działalności Organizatorów i sponsorów Imprezy (zwanych dalej „Sponsorami”).
- Udział w akcjach promocyjnych oraz w konkursie jest dobrowolny i bezpłatny.
- Konkurs wiedzy o działalności Organizatorów i Sponsorów odbędzie się na scenie głównej. Aby wziąć w nim udział każdy Uczestnik musi pobrać formularz uczestnictwa w konkursie przy wejściu na Imprezę. Warunkiem uczestnictwa w Konkursie jest złożenie formularza do godziny 20.55 w miejscu wskazanym przez Organizatora wraz z minimum trzema pieczątkami uzyskanymi na stanowiskach Sponsorów, które będą znajdowały się na mapie dołączonej do formularza konkursowego. Tylko zebranie co najmniej trzech takich pieczątek uprawnia Jednego Uczestnika do udziału w konkursie. Każdej wybranej osobie po sprawdzeniu, czy formularz konkursowy spełnia wymagania, w szczególności czy zawiera co najmniej trzy pieczątki uzyskane na stanowiskach Sponsorów, zostanie zadane jedno pytanie komisyjne, a po udzieleniu prawidłowej odpowiedzi moderator przekaże (i) nagrodę rzeczową oraz – w zakresie określonym przez Sponsora (ii) nagrodę pieniężną na pokrycie zobowiązania podatkowego wynikającego z przekazania nagrody. Komisja konkursowa wybrana przez Organizatora i publicznie ogłoszona przez Uczestników będzie czuwać nad przebiegiem konkursu i weryfikować odpowiedzi udzielone w jego trakcie
- Inne akcje promocyjne będą prowadzone przez Sponsorów w miejscu i czasie wyznaczonym przez Organizatora.
§5
DANE OSOBOWE
- Administratorem danych osobowych Uczestników przetwarzanych na potrzeby Imprezy, w tym danych wskazanych w Formularzach Zgłoszeniowych oraz liście gości, którzy mają być obecni na Imprezie jest Organizator, czyli Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa z siedzibą w Warszawie (PNA 00-246), przy ul. Miodowej 14. Dane Uczestników Imprezy będą przetwarzane wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia Imprezy, której główną funkcją jest integracja uczestników, stanowiąca nierozłączny element ich zwykłej działalności biznesowej.
- Organizator zbiera dane osobowe uczestników:
-w trakcie rejestracji i organizacji Imprezy,
-w trakcie trwania Imprezy,
- Bez podania danych osobowych wymaganych w formularzu zapisu nie jest możliwe jego przesłanie do Organizatora, a tym samym rejestracja na Imprezę lub otrzymanie innych korzyści wynikających z przesłania formularza. Podawanie innych danych osobowych, w tym podczas trwania Imprezy, jest całkowicie dobrowolne.
- Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) oraz innymi obowiązującymi przepisami.
- Dane osobowe podane przez Uczestnika przy rejestracji na Imprezę (dane identyfikacyjne, dane kontaktowe) Organizator przetwarza, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu przeprowadzenia procesu rejestracji i organizacji Imprezy. W przypadku wyrażenia zgody na przekazanie danych osobowych na liście gości uczestnikom International Octoberfest 2022 dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Dane osobowe pozyskane przez Organizatora podczas trwania Imprezy (dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, wizerunek) Organizator przetwarza, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu organizacji i przeprowadzenia Imprezy.
W przypadku, gdy Event jest rejestrowany w formie zdjęć i nagrań audio-video, wizerunek i głos uczestnika oraz powiązane z nimi dane osobowe są przetwarzane przez Organizatora, w oparciu o jego uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dane osobowe podane przez uczestnika mogą być przetwarzane również w celu realizacji obowiązków Organizatora przewidzianych prawem (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz w celu ochrony praw Organizatora, w tym w szczególności dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, jak również w celach dokumentacyjnych związanych z rozliczeniami z partnerami i sponsorami szkoleń (prawnie uzasadniony interes administratora ? art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Organizator przetwarza dane osobowe uczestnika wyłącznie przez czas niezbędny do osiągnięcia celów ich przetwarzania wskazanych w niniejszej Informacji lub wypełnienia przez Organizatora obowiązków nałożonych prawem, a jeżeli okres przedawnienia roszczeń wynikających z tych celów jest dłuższy ? maksymalnie do czasu upływu terminu przedawnienia.
- Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty współpracujące z Organizatorem w zakresie organizacji i prowadzenia Wydarzenia, w tym partnerzy i sponsorzy, dostawcy usług IT, jak również podmioty świadczące na rzecz Organizatora usługi księgowe, doradcze, marketingowe.
- Dane osobowe nie będą przekazywane przez Organizatora poza EOG.
- Na zasadach określonych w przepisach regulujących ochronę danych osobowych przysługuje Uczestnikowi prawo do żądania dostępu do podanych danych, ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania, usunięcia, prawo do przenoszenia danych, a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust.1. a) RODO Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
- W przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), Uczestnikowi przysługuje, z zastrzeżeniem ograniczeń przewidzianych w przepisach, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli jest to uzasadnione szczególną sytuacją uczestnika lub jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego.
- uprawnienia (poza prawem do wniesienia skargi do organu nadzorczego) uczestnik może realizować przesyłając stosowne żądanie na adres: kontakt@io-wroclaw.com
§6
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Imprezy bez wcześniejszego uprzedzenia, ze względu na przyczyny, za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności. W takim przypadku Uczestnikowi przysługuje zwrot opłaty poniesionej w celu nabycia uprawnienia do uczestnictwa w Imprezie, o której mowa w §2 ust. 9 Regulaminu.
- Organizator ma prawo zmienić datę, miejsce oraz program Imprezy z ważnych przyczyn.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu, o czym będzie każdorazowo informował na następującej stronie internetowej: [?].