Regulamin udziału w imprezie
INTERNATIONAL OKTOBERFEST

 

§1

Niniejszy regulamin określa warunki zgłoszenia oraz udziału w spotkaniu International Oktoberfest dalej jako: „Regulamin” organizowanym w dn. 10.09.2021, w Toya Golf&Country Club,

Ul. Rakowa 5, 55-114 Kryniczno, zwanym w dalszej części Regulaminu „Wydarzeniem”.

Organizatorami Wydarzenia  zwanymi w dalszej części Regulaminu „Organizatorem” są:

Dane Organizatorów:

Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa (AHK Polska)

Brytyjsko-Polska Izba Handlowa

Skandynawsko- Polskie Usługi Sp. Z O. O.

Miodowa 14
00-246 Warszawa

Zielna 37
00-108 Warszawa

ul. Marszałkowska 142, p.6
00-061 Warszawa

Nr KRS 0000093438

Nr KRS 0000803344

Nr KRS: 0000256979

NIP 526-10-29-063

NIP: 5252800783

NIP: 5213390401

pbw@ahk.pl

wroclaw@bpcc.org.pl

spcc@spcc.pl

Tel: +48 71 79 48 335

Tel: +48 71 376 27 55

Tel: +48 22 849 74 14

Wydarzenie nie jest imprezą masową w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2015.2139 z dnia 2015.12.18) oraz ma charakter zamknięty.

§2

Aby wziąć udział w Wydarzeniu, należy przesłać wypełniony formularz zgłoszeniowy, załączony do imiennego zaproszenia wysłanego droga mailową oraz dostępny na stronach internetowych Organizatora.

 

§3

  1. W Wydarzeniu może wziąć udział osoba, która po przesłaniu do Organizatora formularza zgłoszeniowego otrzymała pozytywną odpowiedź potwierdzającą uczestnictwo w postaci imiennego zaproszenia otrzymanego drogą pocztową bądź elektroniczną.
  2. Wejście na teren Wydarzenia następuje wyłączne po okazaniu imiennego zaproszenia o którym mowa powyżej.
  3. Zaproszenie jest jednoosobowe i nie może zostać przekazane innej osobie.
  4. Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc, decyduje kolejność zgłoszeń.
  5. W przypadku wyczerpania limitu miejsc udziału w Wydarzeniu Organizator poinformuje niezwłocznie osoby, które wyraziły chęć uczestnictwa w Wydarzeniu, a nie zostały zakwalifikowane, o braku miejsc.
  6. Osoby niezarejestrowane, które nie wypełniły formularza zgłoszeniowego, nie będą mogły wziąć udziału w Wydarzeniu, z zastrzeżeniem pkt 7 poniżej.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do dopuszczenia do udziału w Wydarzeniu osób uprzednio niezarejestrowanych w uzasadnionych przypadkach.
  8. Ze względu na obostrzenia związane z pandemią Covid-19 Organizator ma prawo żądać okazania przy wejściu zaświadczenia o przyjęciu dwóch dawek szczepienia (druga dawka minimum 14 dni przed planowanym Wydarzeniem), lub paszportu Covidowego, lub zaświadczenia o statusie Ozdrowieńca lub negatywnego testu na Covid-19 nie starszego niż 48 ha przed planowanym wydarzeniem.
  9. W przypadku braku stosownego zaświadczenia lub odmowy jego okazania, Organizator ma prawo odmówić Uczestnikowi wstępu na teren Wydarzenia.

§4

  1. Koszt udziału w Wydarzeniu określony jest w formularzu zgłoszeniowym i wynosi:

a) udział bezkosztowy – dotyczy 2 osób z firmy będącej Firmą Członkowską w rozumieniu statutu Organizatora;

Limity ilości osób uczestniczących w Wydarzeniu opisane pod lit. a) powyżej nie dotyczą sponsorów Wydarzenia i zaproszonych przez nich osób.

§5

  1. Wypełnienie oraz przesłanie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika chęci udziału w Wydarzeniu.
  1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Wydarzeniu, o czym zobowiązany jest poinformować Organizatora do 3 dni przed datą Wydarzenia.

§6

  1. Administratorem danych osobowych, udostępnionych przez Uczestników, w tym za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w §2 oraz §3 Regulaminu jest Organizator.
  2. Przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w §2 oraz §3 Regulaminu, będzie się odbywało zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2016.922 z dnia 2016.06.28), na zasadach określonych w §7 Regulaminu. Dostęp do danych osobowych Uczestników będą miały jedynie osoby imiennie przez Uczestnika upoważnione przy zachowaniu właściwych środków bezpieczeństwa.
  3. Uczestnik Wydarzenia, który zgłosi chęć udziału w Wydarzeniu poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w §2 Regulaminu, wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zamieszczonych w Formularzu Zgłoszeniowym, które mają charakter powszechnie dostępny, na zasadach określonych §7 Regulaminu.

§7

  1. Pobieranie danych osobowych od Uczestników uzależnione jest od ich woli i obejmuje jedynie dane powszechnie dostępne. Uzyskane od Uczestników dane będą przez administratora przetwarzane tylko w celu realizacji bieżących, w tym marketingowych, spraw związanych z Wydarzeniem, którego główną funkcją jest integracja Uczestników, stanowiąca nierozłączny element ich zwykłej działalności biznesowej.
  1. Mając na uwadze pkt 1 przekazanie danych osobowych za pomocą Formularza Zgłoszeniowego oraz zgoda na ich przetwarzanie przez Organizatora, są warunkiem koniecznym uczestnictwa w Wydarzeniu.
  1. Wszelkie uwagi związane z administrowaniem danych osobowych można kierować do Organizatora za pośrednictwem danych teleadresowych określonych w Regulaminie.
  1. Przetwarzanie danych osobowych, będzie polegać na gromadzeniu danych osobowych Uczestników przez Organizatora, udostępnianiu i przekazywaniu danych innym Uczestnikom Wydarzenia oraz obowiązkowo firmie ochroniarskiej w postaci Listy Gości.
  1. Lista Gości zawierająca dane osobowe Uczestników, tj. imię, nazwisko oraz nazwę firmy, będzie udostępniona w wersji papierowej w trakcie trwania Wydarzenia. Brak zgody na umieszczenie danych na Liście Gości zostaje wyrażony na formularzu zgłoszeniowym przez wyraźne oświadczenie.
  1. Każdy Uczestnik, który przekaże swoje dane osobowe Organizatorowi będzie miał zapewniony w każdym czasie dostęp do tych danych z możliwością ich poprawienia.
  1. W celu uzyskania dostępu do danych osobowych lub ich poprawienia, o czym mowa w pkt 6, Uczestnik powinien skontaktować się z Organizatorem drogą telefoniczną, pisemną lub elektroniczną.
  1. Organizator niezwłocznie, ale nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania wiadomości od Uczestnika, o której mowa w pkt 7, udostępni Uczestnikowi jego dane osobowe lub je poprawi.

§8

  1. Integralną częścią Wydarzenia jest zbieranie w jego trakcie przez osoby upoważnione przez Organizatora, posiadające imienne identyfikatory, wizytówek od Uczestników. Wizytówki te powinny zawierać wyłącznie dane powszechnie dostępne, co Uczestnik poświadcza poprzez jej wydanie.
  2. Przekazanie wizytówek przez Uczestnika osobie upoważnionej przez Organizatora jest dobrowolne i jednoznaczne z udzieleniem zgody na przetwarzanie danych osobowych, na zasadach określonych w §7 regulaminu.

§9

  1. W trakcie Wydarzenia Organizator zastrzega sobie prawo do zapewnienia obsługi fotograficznej Wydarzenia.
  2. Wnoszenie przez Uczestników na teren Wydarzenia aparatów fotograficznych, kamer oraz innych urządzeń audio-video i korzystanie w trakcie Wydarzenia z aparatów fotograficznych, kamer oraz innych urządzeń audio-video w celach komercyjnych, w tym przede wszystkim robienie zdjęć lub nagrywanie innych uczestników, jest zabronione.
  3. Uczestnictwo w Wydarzeniu jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na wykonanie i opublikowanie zdjęć z jego wizerunkiem na ogólnodostępnej stronie internetowej Organizatora oraz na innych stronach internetowych, portalach społecznościowych, a także w materiałach reklamowych i informacyjnych oraz gazetach w kontekście Wydarzenia.

§10

  1. Organizator ma prawo do odwołania Wydarzenia bez wcześniejszego uprzedzenia z przyczyn, za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności.
  1. Organizator ma prawo zmienić datę, miejsce oraz program Wydarzenia z ważnych przyczyn, tj. ogłoszenie żałoby narodowej, niesprzyjające warunki pogodowe uniemożliwiające odbycie się Wydarzenia, choroba, niedyspozycja lub inna pozostająca poza odpowiedzialnością Organizatora obiektywna przyczyna uniemożliwiająca odbycie się Wydarzenia oraz przypadki, gdy zmiana spowodowana jest koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa zdrowia lub życia ludzi lub mienia lub koniecznością zapewnienia niezakłóconego oraz komfortowego dla uczestników przebiegu Wydarzenia.

§11

  1. Wszyscy Uczestnicy biorący udział w Wydarzeniu zobowiązani są do przestrzegania przepisów BHP oraz postanowień niniejszego Regulaminu i zachowania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób.
  1. Nieprzestrzeganie zasad uczestnictwa, o których mowa w §11 pkt 1 Regulaminu, skutkować będzie natychmiastowym wykluczeniem Uczestnika z udziału w Wydarzeniu.
  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które zostaną zgubione, zniszczone, pozostawione lub skradzione podczas Wydarzenia.