VERANSTALTUNGSORDNUNG

INTERNATIONALES OKTOBERFEST 2025

(“Allgemeine Geschäftsbedingungen”)

 

§1

ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

 

  1. Das vorliegende Reglement enthält die detaillierten Regeln für die Organisation, den Ablauf und die Teilnahme an der Veranstaltung INTERNATIONALES OKTOBERFEST 2025 (im Folgenden: die “Veranstaltung“).

 

  1. Der Organisator der Veranstaltung ist:
  1. Polnisch-Deutsche Industrie- und Handelskammer mit Sitz in Warschau, Grzybowska-Straße 87, 00-844 Warschau, eingetragen im Unternehmerregister und im Register der Vereine, sonstigen sozialen und beruflichen Organisationen, Stiftungen und unabhängigen Einrichtungen des Gesundheitswesens, geführt vom Amtsgericht für die Stadt Warschau in Warschau, XII. Wirtschaftsabteilung des Landesgerichtsregisters unter der KRS-Nr.: 0000093438, mit der Steueridentifikationsnummer (NIP): 5261029063, und REGON-Nummer: 010998491.
  2. Britisch-Polnische Handelskammer mit Sitz in Warschau, Zielna-Str. 37, 00-108 Warschau, eingetragen im Register der Unternehmer und im Register der Vereine, sonstigen sozialen und beruflichen Organisationen, Stiftungen und unabhängigen Einrichtungen des Gesundheitswesens, geführt vom Bezirksgericht für die Hauptstadt Warschau in Warschau, XII. Wirtschaftsabteilung des Landesgerichtsregisters unter der KRS-Nr.: 0000803344 , mit der Steueridentifikationsnummer (NIP): 5252800783 (im Folgenden: “Veranstalter“).

 

  1. Die Veranstaltung ist keine Massenveranstaltung im Sinne des Gesetzes vom 20. März 2009 über die Sicherheit von Massenveranstaltungen (d.h. Gesetzblatt von 2023, Pos. 616) und hat den Charakter einer sogenannten geschlossenen Veranstaltung, zu der nur vom Veranstalter autorisierte Personen Zutritt haben.

 

  1. Die Veranstaltung findet am 5. September 2025 von 17.30 bis 24.00 Uhr auf dem Gelände des Wrocław Golf Club in Wrocław, Golfowa Straße 2, 55-114 Kryniczno (im Folgenden: “Wrocław Golf Club“) statt.

 

  1. Das vorliegende Reglement gilt auf dem Gelände des Golfclubs Wrocław für die Dauer der Veranstaltung für alle Personen, die an der Veranstaltung teilnehmen, unabhängig von ihrer Art, d.h. Teilnehmer, Sicherheitsdienste, Unternehmen, die Dienstleistungen bei der Veranstaltung erbringen, sofern in den mit diesen Unternehmen separat abgeschlossenen Verträgen zur ordnungsgemäßen Durchführung der Veranstaltung nichts anderes bestimmt ist.

 

  1. Das Reglement legt die Teilnahmebedingungen und die Verhaltensregeln für die bei der Veranstaltung anwesenden Personen fest, darunter:

 

  1. die Zulassung einer Person zur Veranstaltung;
  2. die Pflichten des Teilnehmers der Veranstaltung;
  3. Verbote, die vom Teilnehmer der Veranstaltung zu beachten sind;
  4. die Rechte der Teilnehmer der Veranstaltung;
  5. Regeln der Verantwortung von Personen, einschließlich der Teilnehmer der Veranstaltung, für gesetzeswidriges Verhalten, einschließlich der Verletzung der Bestimmungen dieser Ordnung.

 

  1. Die vorliegende Ordnung schließt die Anwendung der Anlagenordnung des Golfclubs Wrocław nicht aus, zu deren Einhaltung die Personen, die sich während der Veranstaltung im Golfclub Wrocław aufhalten, verpflichtet sind.

 

§2

REGELN FÜR DIE TEILNAHME AN DER VERANSTALTUNG

 

  1. Teilnehmer der Veranstaltung sind die Mitarbeiter und Geschäftspartner der Mitgliedsunternehmen im Sinne der Satzung des Veranstalters (im Folgenden: “Mitgliedsunternehmen“), die von den Mitgliedsunternehmen eingeladenen Personen und andere Teilnehmer, sofern die Veranstalter ihre Teilnahme positiv bestätigen (im Folgenden: “Teilnehmer“). An der Veranstaltung kann jede Person teilnehmen, die nach Einreichung des Anmeldeformulars beim Veranstalter eine positive Teilnahmebestätigung in Form einer per Post oder E-Mail erhaltenen namentlichen Einladung (im Folgenden: “namentliche Einladung“) erhalten hat.

 

  1. Voraussetzung für die Teilnahme an der Veranstaltung ist die Anmeldung über das auf der Veranstaltungswebsite www.io-wroclaw.com.pl verfügbare Formular.

 

  1. Aufgrund der begrenzten Anzahl der Teilnehmer an der Veranstaltung werden die Voranmeldung der Einladung und die Teilnahme nach dem Windhundverfahren entschieden. Die Organisatoren werden diejenigen, die trotz ihrer Bereitschaft nicht an der Veranstaltung teilnehmen können, unverzüglich informieren.

 

  1. Die Bestätigung der Teilnahme erfolgt durch eine registrierte Einladung (im Folgenden: “registrierte Einladung“), die per Post oder E-Mail zugestellt wird.

 

  1. Die namentliche Einladung berechtigt nur den darin genannten Teilnehmer zur Teilnahme an der Veranstaltung. Die registrierte Einladung kann nicht auf eine andere Person übertragen werden.

 

  1. Aufgrund einer begrenzten Anzahl von Plätzen wird über eine positive Teilnahmebestätigung nach dem Windhundprinzip entschieden.

 

  1. Sollte die Höchstzahl der Plätze für die Veranstaltung erreicht werden, wird der Veranstalter die Personen, die ihren Wunsch zur Teilnahme an der Veranstaltung geäußert haben, aber nicht qualifiziert wurden, unverzüglich über den Mangel an Plätzen informieren.

 

  1. Personen, die nicht im Besitz einer registrierten Einladung sind, können vorbehaltlich des nachstehenden Absatzes 9 nicht an der Veranstaltung teilnehmen.
  2. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, in begründeten Fällen Personen ohne persönliche Einladung zu der Veranstaltung zuzulassen.

 

  1. Die Kosten für die Teilnahme an der Veranstaltung sind auf dem Anmeldeformular angegeben und betragen wie folgt
  1. kostenlose Teilnahme – gilt für 2 Personen aus einem Unternehmen, das ein Mitgliedsunternehmen im Sinne der Satzung des Veranstalters ist;
  2. Teilnahme zu einem Preis von 400 PLN + MwSt. für eine namentlich genannte Einladung – gilt für alle anderen Personen.

 

  1. Die in Absatz 10 a) beschriebene Begrenzung der Anzahl der an der Veranstaltung teilnehmenden Personen gilt nicht für die Sponsoren der Veranstaltung und ihre eingeladenen Gäste.

 

  1. Die Bankdaten für die Überweisung der Gebühr für die Teilnahme an der Veranstaltung sind in der Mehrwertsteuerrechnung enthalten, die der Teilnehmer aufgrund der Beantragung zusätzlicher benannter Einladungen erhält.

 

  1. Der Teilnehmer ist verpflichtet, die Gebühr zu entrichten, sobald die Mehrwertsteuerrechnung eingegangen ist, spätestens jedoch bis zu dem auf der Rechnung angegebenen Termin.

 

  1. Zahlt der Teilnehmer die Gebühr für die Teilnahme an der Veranstaltung gemäß § 2.10 nicht innerhalb der auf der Mehrwertsteuerrechnung angegebenen Frist, so gilt dies als Rücktritt von der Teilnahme an der Veranstaltung.

 

  1. Das Ausfüllen und Absenden des Anmeldeformulars ist gleichbedeutend mit der Bereitschaft des Teilnehmers, an der Veranstaltung teilzunehmen, und mit der Bestätigung, dass er mit den vorliegenden Regeln und Bestimmungen vertraut ist und diese akzeptiert.

 

  1. Der Teilnehmer kann seine Teilnahme an der Veranstaltung stornieren, wovon er den Veranstalter bis zu 3 Arbeitstage vor dem Datum der Veranstaltung in Kenntnis setzen muss.

 

  1. Unterlässt es der Teilnehmer, den Veranstalter innerhalb der vorgenannten Frist über seine Abwesenheit zu informieren, behält sich der Veranstalter das Recht vor, den Teilnehmer mit der in §2 Punkt 10 genannten Gebühr für die Teilnahme an der Veranstaltung zu belasten.

§3

ABLAUF DER VERANSTALTUNG

 

  1. Der Veranstalter ermöglicht den Teilnehmern der Veranstaltung den Zugang zu allen Veranstaltungen, die während der Veranstaltung stattfinden.

 

  1. Der Veranstalter ist berechtigt, ohne Vorankündigung und ohne Entschädigung Änderungen in der Organisation der Veranstaltung vorzunehmen, einschließlich Änderungen des Programms (sowohl künstlerisch als auch zeitlich).

 

  1. Während der Veranstaltung nehmen vom Veranstalter beauftragte Personen, die über einen persönlichen Ausweis verfügen, Visitenkarten von Teilnehmern entgegen, die daran interessiert sind, mit den Veranstaltern in Kontakt zu bleiben und Informationen über deren Aktivitäten zu erhalten. Die Aushändigung der Visitenkarte ist freiwillig, und jede ausgehändigte Visitenkarte darf nur öffentlich zugängliche Daten enthalten, die der Teilnehmer durch die Aushändigung seiner Visitenkarte an den Veranstalter bestätigt.

 

  1. Das Mitbringen oder der Besitz von Waffen oder anderen gefährlichen Gegenständen während der Veranstaltung ist verboten:

 

  1. Waffen oder andere gefährliche Gegenstände,
  2. Sprengstoff
  3. pyrotechnische Erzeugnisse,
  4. brennbare Materialien,
  5. alkoholische Getränke,
  6. Rauschmittel, psychotrope oder ähnlich wirkende Substanzen.

 

  1. Es ist verboten, Tiere auf das Veranstaltungsgelände mitzubringen.

 

  1. Es ist verboten, das Gelände des Golfclubs Wrocław und seine Umgebung, die darauf befindlichen Gebäude sowie die auf dem Gelände der Veranstaltung befindlichen Geräte zu beschädigen und zu zerstören.

 

  1. Der Veranstalter kann Personen den Zutritt und den Aufenthalt bei der Veranstaltung verweigern:

 

  1. die unter dem Einfluss von Alkohol, Rauschmitteln, psychotropen Drogen oder anderen ähnlich wirkenden Substanzen stehen,
  2. die im Besitz von Waffen oder anderen gefährlichen Gegenständen, Sprengstoffen, pyrotechnischen Erzeugnissen, brennbaren Materialien, alkoholischen Getränken, Rauschmitteln oder psychotropen Substanzen und anderen ähnlich wirkenden Stoffen sind,
  3. aggressives, provozierendes oder in sonstiger Weise die Sicherheit oder Ordnung der Veranstaltung gefährdendes Verhalten,
  4. die sich weigern, sich kontrollieren zu lassen (Kontrolle der Berechtigung, des Ausweises, des Inhalts der Tasche oder der Kleidung),

 

  1. Die Teilnehmer der Veranstaltung und alle anderen Personen, die sich auf dem Gelände der Veranstaltung aufhalten, sind verpflichtet, den Anordnungen der Sicherheits- und Informationsdienste des Veranstalters Folge zu leisten. Die Weigerung, diesen Anordnungen Folge zu leisten, kann den Ausschluss des Teilnehmers von der Veranstaltung zur Folge haben.

 

  1. Die Teilnehmer der Veranstaltung können am Eingang der Veranstaltung und während der Dauer der Veranstaltung einer Kontrolle durch einen autorisierten Sicherheitsdienst unterzogen werden. Die Kontrolle kann sich insbesondere auf die Einhaltung der in § 3 Abs. 4 der vorliegenden Ordnung genannten Anordnungen durch die Teilnehmer beziehen.

 

  1. Den Teilnehmern ist es untersagt, Kameras, Camcorder und andere audiovisuelle Geräte in den Veranstaltungsbereich mitzubringen und Kameras, Camcorder und andere audiovisuelle Geräte während der Veranstaltung zu kommerziellen Zwecken zu verwenden, darunter insbesondere das Fotografieren oder Aufzeichnen anderer Teilnehmer.

 

  1. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, während der Veranstaltung fotografische Dienstleistungen für die Veranstaltung zu erbringen.

 

  1. Der Veranstalter haftet nicht für Gegenstände der Teilnehmer, die während der Veranstaltung verloren gehen, zerstört, zurückgelassen oder gestohlen werden.

 

§4

WERBEAKTIONEN

 

  1. Jeder Veranstaltungsteilnehmer kann an Werbeaktionen und einem Wissenswettbewerb über die Aktivitäten der Veranstalter und Sponsoren der Veranstaltung (im Folgenden “Sponsoren” genannt) teilnehmen.
  2. Die Teilnahme an den Werbeaktionen und dem Wettbewerb ist freiwillig und kostenlos.
  3. Der Wissenswettbewerb über die Aktivitäten der Veranstalter und Sponsoren findet auf der Hauptbühne statt. Um teilzunehmen, muss jeder Teilnehmer am Eingang der Veranstaltung ein Teilnahmeformular für das Gewinnspiel abholen. Um am Wettbewerb teilzunehmen, muss das Formular bis 20.55 Uhr an dem vom Veranstalter angegebenen Ort abgegeben werden, zusammen mit mindestens drei Stempeln, die an den Ständen der Sponsoren erhältlich sind, die auf der dem Wettbewerbsformular beigefügten Karte verzeichnet sind. Nur das Sammeln von mindestens drei solchen Stempeln berechtigt einen Teilnehmer zur Teilnahme am Wettbewerb. Jedem ausgewählten Teilnehmer wird, nachdem er sich vergewissert hat, dass das Wettbewerbsformular den Anforderungen entspricht, insbesondere, dass es mindestens drei an den Ständen der Sponsoren erworbene Briefmarken enthält, eine Frage des Wettbewerbsausschusses gestellt, und bei richtiger Beantwortung vergibt der Moderator (i) einen Sachpreis und, in dem vom Sponsor festgelegten Umfang, (ii) einen Geldpreis zur Deckung der sich aus der Preisübergabe ergebenden Steuerschuld . Ein vom Veranstalter ausgewähltes und von den Teilnehmern öffentlich bekannt gegebenes Wettbewerbskomitee wird das Gewinnspiel überwachen und die während des Gewinnspiels gegebenen Antworten überprüfen.
  4. andere Werbeaktivitäten werden von den Sponsoren an dem vom Veranstalter festgelegten Ort und zu der vom Veranstalter festgelegten Zeit durchgeführt.

§5

PERSÖNLICHE DATEN

 

  1. Verwalter der für die Veranstaltung verarbeiteten personenbezogenen Daten der Teilnehmer, einschließlich der in den Anmeldeformularen angegebenen Daten und der Liste der bei der Veranstaltung anwesenden Gäste, ist die Britisch-Polnische Handelskammer mit Sitz in Warschau, Zielna-Straße 37, 00-108 Warschau, eingetragen im Unternehmerregister des Nationalen Gerichtsregisters, das vom Amtsgericht für die Hauptstadt Warschau in Warschau geführt wird, unter der KRS-Nr.: 0000803344, mit Steueridentifikationsnummer (NIP): 5252800783.

 

  1. Die Daten der Veranstaltungsteilnehmer werden nur zu dem Zweck und in dem Umfang verarbeitet, der für die Durchführung und Dokumentation der Veranstaltung erforderlich ist, deren Hauptfunktion die Integration der Teilnehmer ist, die einen untrennbaren Bestandteil ihrer üblichen Geschäftstätigkeit darstellt. Die Daten der Teilnehmer der Veranstaltung werden auch zum Zweck der Durchführung des Wettbewerbs verarbeitet.

 

  1. Der Veranstalter sammelt die personenbezogenen Daten der Teilnehmer: -bei der Anmeldung und Organisation der Veranstaltung,

 

-während der Veranstaltung.

 

  1. Ohne die Angabe der im Anmeldeformular für die Veranstaltung oder das Gewinnspiel geforderten personenbezogenen Daten ist es nicht möglich, diese an den Veranstalter zu übermitteln und sich somit für die Veranstaltung anzumelden oder andere Vorteile aus der Übermittlung des Formulars zu erhalten. Die Angabe anderer personenbezogener Daten, auch während der Veranstaltung, ist völlig freiwillig.

 

  1. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (im Folgenden: RODO) und anderen geltenden Rechtsvorschriften.

 

  1. Die personenbezogenen Daten, die der Teilnehmer bei der Anmeldung zur Veranstaltung angibt (Identifikationsdaten, Kontaktdaten), werden vom Veranstalter auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b bzw. f der RODO verarbeitet, um das Anmeldeverfahren und die Organisation der Veranstaltung durchführen zu können. Im Falle der Zustimmung zur Übermittlung personenbezogener Daten an die Sponsoren des Internationalen Oktoberfestes 2024 werden die Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) RODO verarbeitet.

 

  1. Die vom Veranstalter im Rahmen der Veranstaltung erhobenen personenbezogenen Daten (Identifikationsdaten, Kontaktdaten, Bilder) werden vom Veranstalter auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b bzw. f DSGVO verarbeitet, um die Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen.

 

  1. Der Veranstalter teilt mit, dass die Veranstaltung gefilmt und fotografiert werden kann und die Materialien der Veranstaltung zu Werbezwecken, insbesondere auf der Website und in den sozialen Medien des Veranstalters, ohne zeitliche und räumliche Beschränkung kostenlos verbreitet werden können. Alle Bilder der Veranstaltungsteilnehmer, die bei der Erstellung des Materials aufgenommen wurden, werden auf der Grundlage von Artikel 81 des Gesetzes über Urheberrecht und verwandte Schutzrechte verbreitet, dem der Teilnehmer durch seine Teilnahme an der Veranstaltung zustimmt.

 

  1. Die vom Teilnehmer zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten können auch zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen des Veranstalters (Art. 6(1)(c) RODO) und zum Schutz der Rechte des Veranstalters, insbesondere zur Geltendmachung von Ansprüchen und zur Abwehr von Ansprüchen, sowie zu Dokumentationszwecken im Zusammenhang mit Abrechnungen mit Trainingspartnern und Sponsoren verarbeitet werden (berechtigtes Interesse des Verwalters – Art. 6(1)(f) RODO).

 

  1. Der Veranstalter verarbeitet die personenbezogenen Daten des Teilnehmers nur so lange, wie es zur Erreichung der in diesen Informationen angegebenen Zwecke oder zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen des Veranstalters erforderlich ist, und – falls die Verjährungsfrist für Ansprüche aus diesen Zwecken länger ist – höchstens bis zum Ablauf der Verjährungsfrist.

 

  1. Empfänger personenbezogener Daten können Einrichtungen sein, die mit dem Veranstalter bei der Organisation und Durchführung der Veranstaltung zusammenarbeiten, einschließlich Partner und Sponsoren, IT-Dienstleister sowie Einrichtungen, die Buchhaltungs-, Beratungs- und Marketingdienstleistungen für den Veranstalter erbringen.

 

  1. Personenbezogene Daten werden vom Veranstalter nicht in Länder außerhalb des EWR übertragen.

 

  1. Gemäß den Grundsätzen der Verordnung über den Schutz personenbezogener Daten hat der Teilnehmer das Recht, Zugang zu den bereitgestellten Daten, ihre Berichtigung, die Einschränkung ihrer Verarbeitung, ihre Löschung, das Recht auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht auf Einreichung einer Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten zu verlangen.

 

  1. Im Falle der Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage von Artikel 6.1. a) RODO hat der Teilnehmer das Recht, seine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf der

 

Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf der Grundlage der Einwilligung vor deren Widerruf erfolgt ist.

 

  1. In Fällen, in denen die Verarbeitung auf der Grundlage eines berechtigten Interesses des für die Verarbeitung Verantwortlichen erfolgt (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) RODO), hat der Teilnehmer vorbehaltlich der in den Rechtsvorschriften vorgesehenen Einschränkungen das Recht, der Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen, wenn dies aufgrund der besonderen Situation des Teilnehmers gerechtfertigt ist oder wenn die personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet werden.

 

  1. Die vorgenannten Rechte (zusätzlich zu dem Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen) kann der Teilnehmer ausüben, indem er einen entsprechenden Antrag an folgende Adresse richtet kontakt@io-wroclaw.com

 

§6

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

 

  1. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, die Veranstaltung aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat, ohne Vorankündigung abzusagen. In einem solchen Fall hat der Teilnehmer Anspruch auf Rückerstattung der für den Erwerb des Rechts zur Teilnahme an der Veranstaltung gezahlten Gebühr gemäß § 2.10 der Teilnahmebedingungen.

 

  1. Der Veranstalter hat das Recht, das Datum, den Veranstaltungsort und das Programm der Veranstaltung aus wichtigen Gründen zu ändern.

 

  1. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, das vorliegende Reglement zu ändern, was jedes Mal auf der folgenden Website angekündigt wird: www.io-wroclaw.com.pl.