REGULAMIN IMPREZY

INTERNATIONAL OKTOBERFEST 2025

(„Regulamin”)

 

§1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejszy Regulamin określa szczegółowe zasady organizacji, przebiegu oraz uczestnictwa w Imprezie INTERNATIONAL OKTOBERFEST 2025 (dalej jako: „Impreza”).
  2. Organizatorem imprezy jest:
  3. Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców oraz rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Miasta Stołecznego Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000093438, posiadająca numer identyfikacji podatkowej (NIP): 5261029063, oraz numer REGON: 010998491.
  4. Brytyjsko – Polska Izba Handlowa. z siedzibą w Warszawie, ul. Zielna 37, 00-108 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców oraz rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Miasta Stołecznego Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000803344, posiadająca numer identyfikacji podatkowej (NIP): 5252800783 (dalej jako: „Organizator”).
  5. Impreza nie będzie stanowić imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 616) i ma charakter tzw. imprezy zamkniętej, na którą mają wstęp wyłącznie osoby uprawnione przez Organizatora.
  6. Impreza odbędzie się w dniu 5 września 2025, w godzinach 17.30 – 24.00, na terenie Wrocław Golf Club we Wrocławiu, przy ul. Golfowej 2, 55-114 Kryniczno (dalej jako: „Wrocław Golf Club”).
  7. Niniejszy Regulamin obowiązuje na terenie Wrocław Golf Club w trakcie trwania Imprezy, wszystkie osoby biorące w niej udział niezależnie od ich charakteru, tj. uczestników, służby porządkowe, podmioty świadczące usługi na Imprezie, chyba że co innego wynika z umów zawartych odrębnie z tymi podmiotami celem prawidłowego przebiegu Imprezy.
  8. Regulamin określa warunki uczestnictwa i zasady zachowania się osób obecnych na Imprezie, w tym:
  9. wstęp osoby na Imprezę;
  10. obowiązki uczestnika Imprezy;
  11. zakazy, których uczestnik Imprezy winien przestrzegać;
  12. prawa uczestnika Imprezy;
  13. zasady odpowiedzialności osób, w tym uczestników Imprezy, za zachowanie sprzeczne z obowiązującym porządkiem prawnym, w tym w związku z naruszeniem postanowień niniejszego Regulaminu.
  14. Niniejszy Regulamin nie wyłącza zastosowania Regulaminu Obiektu Wrocław Golf Club, który osoby przebywające na terenie Wrocław Golf Club podczas Imprezy zobowiązane są respektować.

§2

ZASADY UDZIAŁU W IMPREZIE

  1. Uczestnikami Wydarzenia są pracownicy i partnerzy biznesowi Firm Członkowskich z definicji statutu Organizatora (dalej: „Firmy Członkowskie„), osoby zaproszone przez Firmy Członkowskie oraz inni uczestnicy, o ile Organizatorzy potwierdzą udział w pozytywnej odpowiedzi (dalej: „Uczestnik„). W Imprezie może wziąć udział osoba, która po przesłaniu do Organizatora Formularza Zgłoszeniowego otrzymała pozytywną odpowiedź potwierdzającą uczestnictwo w postaci imiennego zaproszenia (dalej jako: „Imienne Zaproszenie”) otrzymanego drogą pocztową lub elektroniczną.
  2. Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jest rejestracja poprzez formularz dostępny na stronie internetowej wydarzenia www.io-wroclaw.com.pl.
  3. Ze względu na ograniczoną liczbę uczestników Wydarzenia, o wstępnej rezerwacji zaproszenia i uczestnictwa decydować będzie kolejność zgłoszeń. Organizatorzy niezwłocznie poinformują osoby, które pomimo chęci uczestnictwa w Wydarzeniu nie będą mogły wziąć w nim udziału.
  4. Potwierdzeniem uczestnictwa jest imienne zaproszenie (dalej: „Imienne Zaproszenie„) otrzymane drogą pocztową lub elektroniczną.
  5. Imienne Zaproszenie będzie upoważniać wyłącznie Uczestnika w nim wskazanego do wzięcia udziału w Imprezie. Imienne Zaproszenie nie może zostać przekazane innej osobie.
  6. Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc, o pozytywnej odpowiedzi potwierdzającej uczestnictwo decydować będzie kolejność zgłoszeń.
  7. W przypadku wyczerpania limitu miejsc udziału w Imprezie, Organizator poinformuje niezwłocznie osoby, które wyraziły chęć uczestnictwa w Imprezie, a nie zostały zakwalifikowane, o braku miejsc.
  8. Osoby nie posiadające Imiennego Zaproszenia nie będą mogły wziąć udziału w Imprezie, z zastrzeżeniem ust. 9 poniżej.
  9. Organizator zastrzega sobie prawo do dopuszczenia do udziału w Imprezie osób nie posiadających Imiennego Zaproszenia w uzasadnionych przypadkach.
  10. Koszt udziału w Imprezie określony jest w Formularzu Zgłoszeniowym i wynosi:
    1. udział bezkosztowy- dotyczy 2 osób z firmy będącej Firmą Członkowską w rozumieniu statutu Organizatora;
  11. koszt 400 PLN + VAT za jedno Imienne Zaproszenie – dotyczy pozostałych osób.
  12. Limity ilości osób uczestniczących w Imprezie opisane w ust. 10 lit. a) powyżej nie dotyczą sponsorów Imprezy i zaproszonych przez nich osób.
  13. Dane do przelewu bankowego opłaty za udział w Imprezie zamieszczone będą na fakturze VAT otrzymanej w wyniku zgłoszenia zapotrzebowania na dodatkowe Imienne Zaproszenia.
  14. Uczestnik powinien uiścić opłatę niezwłocznie po otrzymaniu faktury VAT, nie później jednak niż we wskazanym na tej fakturze terminie.
  15. Nieuiszczenie opłaty za udział w Imprezie, o której mowa w §2 ust. 10, w terminie wskazanym na fakturze VAT będzie traktowane jako rezygnacja Uczestnika z udziału w Imprezie.
  16. Wypełnienie oraz przesłanie Formularza Zgłoszeniowego jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika chęci udziału w Imprezie, oraz potwierdzeniem zapoznania się z niniejszym Regulaminem wraz z jego akceptacją.
  17. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Imprezie, o czym zobowiązany jest poinformować Organizatora do 3 dni roboczych przed datą Imprezy.
  18. W przypadku niepoinformowania Organizatora o nieobecności w powyższym terminie, Organizator zastrzega sobie prawo do obciążenia Uczestnika w przypadku jego nieobecności kwotą opłaty za udział w Imprezie, o której mowa §2 ust. 10.

§3

PRZEBIEG IMPREZY

  1. Organizator zapewnia Uczestnikom Imprezy dostęp do wszystkich wydarzeń odbywających się w trakcie trwania Imprezy.
  2. Organizator jest uprawniony do wprowadzania wszelkich zmian w organizacji Wydarzenia, w tym zmiany programu (zarówno artystycznego, jak i czasowego) bez uprzedzenia i rekompensaty.
  3. W trakcie trwania Wydarzenia osoby upoważnione przez Organizatora i posiadające identyfikatory osobowe będą zbierać wizytówki od Uczestników zainteresowanych utrzymaniem kontaktu z Organizatorami i otrzymaniem informacji o ich działalności. Przekazanie swojej wizytówki jest dobrowolne, a każda przekazana wizytówka powinna zawierać wyłącznie powszechnie dostępne dane, które Uczestnik poświadcza poprzez akt przekazania swojej wizytówki Organizatorowi.
  4. Zabrania się wnoszenia i posiadania w trakcie Imprezy:
    1. broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów,
    2. materiałów wybuchowych,
    3. wyrobów pirotechnicznych,
    4. materiałów łatwopalnych,
    5. napojów alkoholowych,
    6. środków odurzających, substancji psychotropowych lub podobnie działających.
  5. Zakazuje się wprowadzania na teren Imprezy zwierząt.
  6. Zabrania się dewastacji i niszczenia zarówno samego obiektu Wrocław Golf Club i jego otoczenia, posadowionych na nim zabudowań, jak również wszelkich urządzeń znajdujących się na terenie Imprezy.
  7. Organizator Imprezy może odmówić wstępu na imprezę oraz przebywania na niej osobom:
  8. znajdującym się pod wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających,
  9. posiadającym broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne, materiały łatwopalne, napoje alkoholowe, środki odurzające lub substancje psychotropowe i inne podobnie działające,
  10. zachowującym się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzającym zagrożenie bezpieczeństwa lub porządku Imprezy,
  11. odmawiające poddania się kontroli (sprawdzeniu uprawnień, legitymowaniu, przeglądaniu zawartości bagaży lub odzieży),
  12. Uczestnicy Imprezy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na terenie Imprezy zobowiązane są stosować się do poleceń służb porządkowych i informacyjnych Organizatora. Odmowa zastosowania się do tych poleceń może stanowić podstawę do wykluczenia Uczestnika z udziału w Imprezie.
  13. Uczestnicy Imprezy mogą być poddani podczas wstępu na Imprezę oraz w trakcie jej trwania kontroli wykonywanej przez uprawnione do tego służby porządkowe. Kontrola może dotyczyć w szczególności przestrzegania przez uczestników nakazów, o których mowa w §3 ust. 4 niniejszego Regulaminu.
  14. Wnoszenie przez Uczestników na teren Imprezy aparatów fotograficznych, kamer oraz innych urządzeń audio-video i korzystanie w trakcie Imprezy z aparatów fotograficznych, kamer oraz innych urządzeń audio-video w celach komercyjnych, w tym przede wszystkim robienie zdjęć lub nagrywanie innych Uczestników, jest zabronione.
  15. W trakcie Imprezy Organizator zastrzega sobie prawo do zapewnienia obsługi fotograficznej Imprezy.
  16. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które zostaną zgubione, zniszczone, pozostawione lub skradzione podczas Imprezy

§4

AKCJE PROMOCYJNE

  1. Każdy Uczestnik Imprezy może wziąć udział w akcjach promocyjnych i konkursie wiedzy o działalności Organizatorów i sponsorów Imprezy (zwanych dalej „Sponsorami„).
  2. Udział w akcjach promocyjnych oraz w konkursie jest dobrowolny i bezpłatny.
  3. Konkurs wiedzy o działalności Organizatorów i Sponsorów odbędzie się na scenie głównej. Aby wziąć w nim udział każdy Uczestnik musi pobrać formularz uczestnictwa w konkursie przy wejściu na Imprezę. Warunkiem uczestnictwa w Konkursie jest złożenie formularza do godziny 20.55 w miejscu wskazanym przez Organizatora wraz z minimum trzema pieczątkami uzyskanymi na stanowiskach Sponsorów, które będą znajdowały się na mapie dołączonej do formularza konkursowego. Tylko zebranie co najmniej trzech takich pieczątek uprawnia jednego Uczestnika do udziału w konkursie. Każdej wybranej osobie po sprawdzeniu, czy formularz konkursowy spełnia wymagania, w szczególności czy zawiera co najmniej trzy pieczątki uzyskane na stanowiskach Sponsorów, zostanie zadane jedno pytanie komisyjne, a po udzieleniu prawidłowej odpowiedzi moderator przekaże (i) nagrodę rzeczową oraz – w zakresie określonym przez Sponsora (ii) nagrodę pieniężną na pokrycie zobowiązania podatkowego wynikającego z przekazania nagrody. Komisja konkursowa wybrana przez Organizatora i publicznie ogłoszona przez Uczestników będzie czuwać nad przebiegiem konkursu i weryfikować odpowiedzi udzielone w jego trakcie
  4. Inne akcje promocyjne będą prowadzone przez Sponsorów w miejscu i czasie wyznaczonym przez Organizatora.

§5

DANE OSOBOWE

  1. Administratorem danych osobowych Uczestników przetwarzanych na potrzeby Imprezy, w tym danych wskazanych w Formularzach Zgłoszeniowych oraz liście gości, którzy mają być obecni na Imprezie jest Brytyjsko Polska Izba Handlowa. z siedzibą w Warszawie, ul. Zielna 37, 00-108 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Miasta Stołecznego Warszawy w Warszawie, pod numerem KRS: 0000803344, posiadająca numer identyfikacji podatkowej (NIP): 5252800783.
  2. Dane Uczestników Imprezy będą przetwarzane wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia i udokumentowania Imprezy, której główną funkcją jest integracja Uczestników, stanowiąca nierozłączny element ich zwykłej działalności biznesowej. Dane Uczestników Imprezy będą przetwarzane również w celu przeprowadzenia Konkursu.
  3. Organizator zbiera dane osobowe uczestników:

-w trakcie rejestracji i organizacji Imprezy,

-w trakcie trwania Imprezy.

  1. Bez podania danych osobowych wymaganych w formularzu zapisu na Imprezę lub Konkurs nie jest możliwe ich przekazanie do Organizatora, a tym samym rejestracja na Imprezę lub otrzymanie innych korzyści wynikających z przekazania formularza. Podawanie innych danych osobowych, w tym podczas trwania Imprezy, jest całkowicie dobrowolne.
  2. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) oraz innymi obowiązującymi przepisami.
  3. Dane osobowe podane przez Uczestnika przy rejestracji na Imprezę (dane identyfikacyjne, dane kontaktowe) Organizator przetwarza, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub odpowiednio f RODO, w celu przeprowadzenia procesu rejestracji i organizacji Imprezy. W przypadku wyrażenia zgody na przekazanie danych osobowych Sponsorom International Oktoberfest 2024 dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
  4. Dane osobowe pozyskane przez Organizatora podczas trwania Imprezy (dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, wizerunek) Organizator przetwarza, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub odpowiednio f RODO, w celu organizacji i przeprowadzenia Imprezy.
  5. Organizator informuje, że Impreza może być dokumentowana filmowo oraz fotograficznie, zaś materiały z Imprezy nieodpłatnie rozpowszechniane w celach promocyjnych, w szczególności na stronach internetowych i w mediach społecznościowych Organizatora, bez ograniczeń czasowych oraz terytorialnych. Ewentualne wizerunki Uczestników Wydarzenia utrwalone w trakcie tworzenia materiału, będą rozpowszechniane w oparciu o art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, na co Uczestnik wyraża zgodę biorąc udział w Imprezie.
  6. Dane osobowe podane przez Uczestnika mogą być przetwarzane również w celu realizacji obowiązków Organizatora przewidzianych prawem (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz w celu ochrony praw Organizatora, w tym w szczególności dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, jak również w celach dokumentacyjnych związanych z rozliczeniami z partnerami i sponsorami szkoleń (prawnie uzasadniony interes administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  7. Organizator przetwarza dane osobowe Uczestnika wyłącznie przez czas niezbędny do osiągnięcia celów ich przetwarzania wskazanych w niniejszej Informacji lub wypełnienia przez Organizatora obowiązków nałożonych prawem, a jeżeli okres przedawnienia roszczeń wynikających z tych celów jest dłuższy – maksymalnie do czasu upływu terminu przedawnienia.
  8. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty współpracujące z Organizatorem w zakresie organizacji i prowadzenia Wydarzenia, w tym partnerzy i sponsorzy, dostawcy usług IT, jak również podmioty świadczące na rzecz Organizatora usługi księgowe, doradcze, marketingowe.
  9. Dane osobowe nie będą przekazywane przez Organizatora poza EOG.
  10. Na zasadach określonych w przepisach regulujących ochronę danych osobowych przysługuje Uczestnikowi prawo do żądania dostępu do podanych danych, ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania, usunięcia, prawo do przenoszenia danych, a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  11. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust.1. a) RODO Uczestnik ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  12. W przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), Uczestnikowi przysługuje, z zastrzeżeniem ograniczeń przewidzianych w przepisach, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli jest to uzasadnione szczególną sytuacją Uczestnika lub jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego.
  13. uprawnienia (poza prawem do wniesienia skargi do organu nadzorczego) Uczestnik może realizować przesyłając stosowne żądanie na adres: kontakt@io-wroclaw.com

§6

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Imprezy bez wcześniejszego uprzedzenia, ze względu na przyczyny, za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności. W takim przypadku Uczestnikowi przysługuje zwrot opłaty poniesionej w celu nabycia uprawnienia do uczestnictwa w Imprezie, o której mowa w §2 ust. 10 Regulaminu.
  2. Organizator ma prawo zmienić datę, miejsce oraz program Imprezy z ważnych przyczyn.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu, o czym będzie każdorazowo informował na następującej stronie internetowej: www.io-wroclaw.com.pl.